想要高效工作的你,不能不知道的 3 個迷思和 5 個技巧

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本篇文章的內容摘錄自《最強腦科學時間術》以及《深度工作力》兩本書,並結合個人經驗與想法綜合撰述而成。

起初會買這兩本書,除了網路上很多人推坑之外,主要是想要找回自己失散多年的好夥伴-專注力。

我和專注力好朋友是怎麼走散的呢?其中一個原因是兩三年前的我在練習一心多用,在當時以為這樣很厲害(掩面),另一個原因則是被網路世界影響,導致分心變成了習慣,歡迎參考《為什麼我決定刪掉我的 Instagram 帳號?》一文。

久而久之,發現分心變成了常態,不僅工作越來越沒有效率,做不到十幾分鐘就會精神渙散,甚至腦袋時常處於「喝醉」的狀態,非常混沌。

一大早的時候,我們的腦袋原本清澈如水,然而,如果把一大早的時間拿來滑個臉書,或是看個影片,就像把五顏六色的顏料直接倒進清水之中,雜亂無章。

接下來的一整天,基本上腦袋都是呈現混濁的狀態,很難專注在工作之上。

而兩本書皆提到一個概念,認為:

高品質的生產工作=花費的時間 X 專注的程度

過去我們時常會以「這個工作花掉我 2 小時」、「回覆訊息只花我 30 秒」等概念來評估自己消耗掉的時間。

然而,我們卻忽略掉「專注力」在做事中扮演的角色。

比如說隨手拿起手機滑個 15 分鐘再工作,「看似」花掉 15 分鐘,但就我們的大腦來說,需要額外花 15 分鐘的時間恢復專注力,因此我們實際浪費的掉的時間是 30 分鐘。

又或是你花了 3 小時完成一項工作,但其實在專注的情況下你可能只需要 1 小時就可以完成它。

而當我們把「專注力」看得跟「時間」一樣重要時,才能夠快速提升工作上的效率。

這裡想分享自己在《深度工作力》這本書中發現的 3 個小迷思,覺得很有意思。

迷思一:忙碌=很有生產力?

這一點我自己也犯了啦 Q 。

有時候我們會快速回覆一拖拉庫的訊息,一回就花了 1 個多小時,回完後再去信箱檢查信件,一有訊息也立馬回覆,讓自己處於「一直在工作」的節奏之中。

這樣看似做了很多事情,讓自己誤以為很有生產力,結果反而讓自己習慣支離破碎的工作節奏,而且半天過去,卻沒完成半個需要全神貫注投入的「高品質」工作(比如:寫文章、做專案)。

《深度工作力》作者 Cal Newport 認為「知識工作者越來越重視外顯得忙碌,是因為他們沒有更好的方法來展現他們的價值」,並稱此現象為「以忙碌代表生產力」

迷思二:休閒娛樂比工作來得快樂?

我以前也這麼認為(到底要犯幾個迷思啦!),但很奇妙的是,我自己頗少在休閒娛樂上獲得快樂(但我卻還這麼相信…)。

而契克森米哈的研究發現:「工作實際上比休閒時間更容易獲得快樂,因為它有內建目標、反饋法則和挑戰,這鼓勵人投入工作,專注並全身投入其中。而休息時間是未經建構的,需要更多努力才能形成可以樂在其中的狀態」。

透過全神貫注於工作之中,能夠達成心流(Flow)的狀態,並讓自己獲得滿足跟充實的感覺。

契克森米哈認為心流的狀態是:「最好的時刻總是發生在一個人自發性的發揮身體或心智的極限,完成困難和有價值的事情時」。

因此有時候我們總認為要「做某種」工作才會開心,更多時候其實「如何做」才是該事情是否有帶給你開心的關鍵,而透過專注力來達到心流的狀態,就是其中的方法。

迷思三:科技=好?

書中提到現代人們對於科技的態度是「只要是科技,我們就假設它是好的,沒別的好談」。

因此只要拿著平板、使用手機,就是高科技人才的展現,但我們卻忽略了做這些事情可能帶來的後遺症-影響高品質工作的生產力

在大眾對科技的存在逐漸習以為常後,開始對於「不使用科技」的行為會抱持懷疑(甚至質疑)的態度。

這樣的現象作者以「科技壟斷」來形容-「科技並沒有讓其他選項變不合法,也沒有讓它們變不道德,甚至沒有讓它們不受歡迎。科技讓他它們變隱形,並因此變得無足輕重」。

好比閱讀報紙、手寫行事曆,這些行為在未來將越來越小眾化,不是不能這麼做,但當你這麼做,可能有點「突兀」。

然而,作者認為要達成深度工作,卻往往必須拒絕許多高科技的東西

因為科技使我們的專注力變得破碎,而且讓我們慢慢降低對「平凡(無聊)」事情的忍受度。

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而《深度工作力》一書中提到,要改善專注力,可以從這兩個原則著手:

  1. 改善你高度專注的能力
  2. 克服你對分心的渴望

至於實際的方法,我將兩本書提到的內容,整理成 5 個重點來分享:

1. 心態調整:「要做」代替「不要做」

「如果你想贏得專注力的戰爭,別嘗試對你在資訊萬花筒中發現的瑣碎事物說『不』,而要嘗試對能激起熱切渴望的東西說『是』,讓熱切的渴望排擠掉其餘的一切。

2. 「習慣」取代「意志力」

有的時候我們會運用「意志力」來控制自己的行為,然而,意志力本身是有限的資源,它會隨著你去使用它而耗盡,因此單純依賴意志力,其實很難幫助你維持特定的行為。

比如你可能會長期使用意志力克制你對手機的慾望,但當意志力用完(甚至超支)的時候,你在其他的行為上可能會出現「失控」的狀態,像是報復性地暴飲暴食。

因此比起依賴意志力,更有效的方法是「建立工作常規與儀式」,讓自己習慣某一種工作模式,並用「習慣」的力量推動你的行為

3. 擁有「不被打擾」的環境與思緒

書中提到一個實驗的結論是「如果你開始工作,有一隻電話響起,你的專注力就毀了」。

因此,減少環境的干擾對於維持專注力而言扮演非常重要的角色

比如你可以切割一日工作的時間,把一段時間拿來做深度工作,另一段時間拿來做淺薄工作(像是回訊息)。

或是想辦法斷絕各種可能讓你分心的刺激,像是:雜物、手機通知、被人打擾。

有的時候我們的腦中會有很多想法浮現,讓自己無法專注於當下,這個時候也可以藉由把「未完成的待辦事項」寫下來,留給未來的自己處理,而現在的自己只要專注於眼前的工作即可。

4. 善用黃金時間:早晨

早上的時間通常是人腦袋最清楚的時候,運用早晨工作一個小時,甚至會比晚上工作兩個小時來得更有效率。

有些人可能起床時有種昏昏欲睡的感覺,這時可以藉由早晨淋浴、曬太陽、慢步、咀嚼早餐等方法來喚醒你的腦袋。

<延伸閱讀:如何幫自己「量身安排」適合的時間管理方法?

5. 補充你的專注能量

專注力本身會被消耗掉,甚至研究顯示深度工作的認知能力極限只有一個小時(有的人可以到四個小時),這代表說當你完成深度工作之後,其實你的腦袋已經筋疲力竭。

這時候就要適時地去補充自己的專注力,透過放空、節奏性運動、在大自然中散步或是聊天等等,都有助於恢復專注力。

這時切記滑手機或是看電視,視覺上的刺激反而會讓腦袋更加疲憊,讓自己的專注力消耗更快

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最後分享一段自己很喜歡的內容:「你的世界就是你專注什麼的結果,當你失去專注,你的心智會固執於你生活中有哪些不如意,而非好的一面。」

目前改善習慣的練習只嘗試了一、兩周,但還沒做到我自己滿意的程度。

期勉自己可以盡快找回專注力好夥伴,如果到時候有執行上的心得,我再寫成一篇文章跟大家分享。

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03:22 高品質生產工作的關鍵
05:15 高效工作/專注力的三個迷思
16:00 改善專注力的五個技巧

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